Diferencie urgente de importante: aprenda a priorizar processos

Você se sente perdido e vive apagando incêndios em sua empresa? Quando há muita coisa para fazer, é comum que a gente fique com a falsa sensação de que tudo é importante. Contudo, o tempo é um recurso limitado e se sobrecarregar de demandas pode ser exaustivo e ineficiente. No entanto, priorizar não é uma tarefa fácil, principalmente porque você precisará definir se determinada atividade é urgente ou importante. Afinal, existe uma diferença muito significativa.

Importante, é um adjetivo que usamos para nos referir a algo essencial, valioso, que traz uma vantagem e é útil. No caso do ambiente de trabalho, podemos associar a palavra às atividades e projetos que geram grande impacto e ou que são fundamentais para a estratégia do negócio.

Agora, se consultarmos a definição do dicionário para “urgente“, podemos encontrar algo que precisa ser atendido ou feito com prontidão; que não pode ser adiado. Enquanto a palavra “importante” diz respeito a uma qualidade, a um valor que é dado a algo, “urgente” tem a ver com o tempo. Estamos falando dos prazos do dia a dia do trabalho e de priorizar tarefas no nosso planejamento.

Diferenciar esses dois termos é importante porque não são raras as vezes que, na agitação da rotina, as coisas se confundem. Surgem novos projetos e demandas vindas de áreas diferentes e, quando nos deparamos com esse volume, nem sabemos por onde começar.

Por isso, existem algumas metodologias que podem te ajudar nisso, como a Matriz de Eisenhower, por exemplo. Ela é um jeito fácil de definir como priorizar suas tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes. A ideia é que todas as suas tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência. Esses 4 quadrantes recebem um valor de 1 a 4 baseado em sua prioridade.

Ao usar a Matriz de Eisenhower, tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e “Urgentes” recebem um nível de prioridade 1, e devem ser o seu foco. Do outro lado da escala, tarefas que são consideradas tanto “Não Importantes” quanto “Não Urgentes” devem ser deixadas de lado. No meio estão as tarefas que podem ser agendadas mais para adiante ou mesmo delegadas para outras pessoas.

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